Interview Bersama MEP Kebajikan & Keselamatan

Bagi kursus  LMCK1062 Pembangunan Diri II, kami diberikan tugasan untuk menemubual sesuatu organisasi tentang cara berkomunikasi dalam organisasi tersebut. Kami sebulat suara memilih Majlis Eksekutif Pelajar (MEP) Kolej Tun Syed Nasir sebagai organisasi untuk ditemuduga. MEP merupakan satu majlis yang menjadi penghubung antara para pelajar kolej dengan Pentadbiran KTSN.

Kami telah mengadakan satu temubual dengan salah seorang ahli Majlis Eksekutif Pelajar (MEP) Kolej Tun Syed Nasir iaitu Cik Firzanah Binti Baso pada 23 November 2015. Cik Firzanah Binti Baso memegang jawatan Exco Kebajikan dan Keselamatan Mahasiswi dalam MEP. Berikut merupakan rumusan tentang temubual tersebut.

Tarikh                             : 23/11/2015

Tempat                           : Bilik Cik Firzanah Binti Baso

Tajuk                              : Cara Berkomunikasi antara Ahli MEP

Pewawancara                 : Aiza Safura Binti Ibrahim

Pemberi Wawancara       : Cik Nurul Firzanah Binti Baso

Pencatat                          : Lim Kai Xin

Keadaan Temu Bual

Aiza    : Assalamualaikum, nama saya Aiza Safura Binti dan ini rakan saya Lim Kai Xin. Hari ini kami ingin menemubual dengan Cik Firzanah (Fir) tentang cara berkomunikasi antara ahli MEP. Setahu kami, Cik Fir merupakan Exco Kebajikan dan Keselamatan Majlis Eksekutif Pelajar. Jadi saya ingin bertanya, bagaimanakah ahli-ahli MEP berkomunikasi sesama ahli?

Fir    : Terima kasih sebab menemuduga saya. Kami (ahli-ahli MEP) bergantung banyak kepada aplikasi Whatsapp untuk berkomunikasi antara satu sama lain kerana sesetengah ahli MEP melibatkan diri dalam organisasi dan aktiviti lain. Hal ini mengakibatkan mereka sibuk dan mungkin tidak dapat meluangkan masa untuk membincangkan sesuatu perkara dengan mengadakan mesyuarat setiap kali. Tetapi, apabila kita menghadapi masalah atau perkara yang serius perlu dibincangkan dengan segera, kami akan cuba berkumpul satu meja untuk menyelesaikan masalah tersebut. Selain itu, secara tidak formal, semasa kami berjumpa di kafeteria atau mana-mana pun, kami juga boleh berbincang sekiranya ada masa.

Aiza  : Selain daripada aplikasi Whatsapp, apakah medium yang digunakan oleh ahli-ahli MEP untuk berkomunikasi?

Fir    : Kami juga mengunakan Facebook untuk berkomunikasi antara ahli-ahli kumpulan. Media ini digunakan untuk memberi pengumuman yang sangat penting dan juga untuk berkongsi dokumen yang penting. Sebab kalangkala ahli-ahli MEP tidak nampak mesej di Whatsapp dan ada yang tidak tengok Whatsapp. Kami juga mengunakan Facebook untuk berkomunikasi dengan pelajar-pelajar KTSN. Selain itu, kami juga mengunakan orang tengah seperti Ketua Blok, Ketua Aras dan Setiausaha Khas untuk berkomunikasi.

Aiza  : Jadi antara semua medium yang digunakan, yang manakah yang paling berkesan untuk berkomunikasi sesama ahli MEP?

Fir    : Bagi saya, Whatsapp adalah media yang paling efektif untuk berkomunikasi sesama ahli MEP sebab ia dapat menyampaikan sesuatu mesej dengan cepat.

Aiza  : Dalam kalangan ahli-ahli MEP, terdapatkah ahli yang mempunyai masalah berkomunikasi? Bolehkah Cik Firzanah terangkan masalahnya?

Fir    : Ada. Terdapat ahli yang amat pasif contohnya semasa kami berkomunikasi dengan menggunakan Whatsapp, ada ahli-ahli yang hanya baca tanpa memberi respon ataupun pandangan. Ada juga yang lambat balas walaupun sudah membaca mesej yang disampaikan.

Aiza  : Jadi kalau seseorang ahli tidak memberi respon dalam Whatsapp adakah ia bermaksud ahli tersebut tidak menjalankan tugasnya?

Fir    : Bagi saya, ahli itu bukan tidak melakukan tugasnya tetapi dia kurang bertanggungjawab terhadap tugasnya.

Aiza  : Adakad terdapat masalah yang lain selain yang disebutkan tadi?

Fir    : Ada. Banyak program telah dan akan kami jalankan. Masalahnya timbul apabila seseorang exco tidak menjalankan tugasnya dengan baik dan menyebabkan keadaan menjadi kelam-kabut. Kami perlu sentiasa memerhatikannya supaya dia menjalankan tugasnya dan program itu boleh dijalankan dengan lancar. Ini merupakan sikap yang yang tidak patut ada pada seorang ahli MEP.

Aiza  : Saya ingin bertanya tentang Majlis Makan Malam kolej tahun lepas. Setahu saya, Majlis Makan Malam tersebut tidak terjadi dan telah bertukar kepada Majlis Makan Tengah Hari kerana menghadapi sesuatu masalah. Bagaimanakah ahli-ahli berkomunikasi untuk menyelesaikan masalah tersebut?

Fir    : Saya belum menjadi ahli MEP semasa perkara tersebut berlaku tetapi saya merupakan ahli organisasi majlis tersebut. Sekiranya kita menghadapi sebarang masalah, kami akan berbincang dengan Majlis-majlis Tertinggi ataupun Pengetua sebelum membuat sesuatu keputusan. Kami juga mengemukakan pelbagai rancangan sebagai backup supaya majlis boleh dijalankan dengan lancar. Di samping itu, kami banyak menggunakan pangilan talian atau e-mail untuk menjemput Timbalan Naib Chanselor untuk menghadirkan diri dalam majlis tersebut. Media ini juga digunakan untuk berkomunikasi dengan orang atasan dan juga pihak yang menyediakan tempat dan makanan. Disebabkan kami lambat menyediakan kertas kerja, kami gagal menjalankan majlis tersebut pada masa makan malam jadi kami menjalankannya pada tengah hari. 

Aiza  : Adakah masalah itu berlaku disebabkan pengerusi program tersebut?

Fir    : Pengerusi memang mempunyai tanggungjawab terhadap masalah tersebut sebab dia hanya memberi arahan dan tidak memantau anak-anak buahnya semasa merancang program tersebut. Ini mengakibatkan banyak masalah-masalah kecil timbul sehingga masalah itu tidak dapat diselesaikan. Selain itu, ada juga exco yang suka melakukan kerja pada saat-saat akhir.

Aiza  : Kalangkala terdapat ketua yang tidak menerima pandangan orang lain. Oleh itu, bagaimanakah Cik Firzanah memujuk ketua anda untuk menerima pandangan anda?

Fir    : Saya selaku Exco Kebajikan dan Keselamatan Mahasiswi MEP, sekiranya perkara ini berlaku, saya akan cuba juga untuk menyakinkan ketua saya. Sekiranya saya gagal, saya akan menyakinkan timbalannya dan juga felo supaya mereka boleh membantu saya untuk memujuk ketua saya.

Aiza  : Sekiranya masalah seperti ini berlaku, adakah ini menjejaskan reputasinya sebagai seorang ketua? Mengapa?

Fir    : Bagi saya, ya. Sebab dia menganggap dia sahaja yang betul dan menganggap pandangan orang lain tidak begitu bijak. Dia tidak mempunyai pemikiran yang terbuka untuk menerima pandangan orang lain.

Aiza  : Jadi macam mana Cik Firzanah menghadapinya?

Fir    : Saya akan Whatsapp dia sekiranya saya tidak bersetuju dengannya.

Aiza  : Bagaimanakah ketua MEP berkomunikasi dengan anak-anak buahnya?

Fir    : Ketua MEP akan tengok pada keadaan. Semasa membincang sesuatu yang serius, dia akan menggunakan nada yang serius. Manakala semasa berbincang biasa, dia akan memastikan suasana itu selesa dengan menggunakan sedikit humor dan sebagainya.

Aiza   : Itu sahaja daripada kami. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk temu bual ini.

Fir    : Sama-sama.

Typed by: Happy

Published by: Aiza

Interview Bersama MEP Sukan

Interview

Ahli Kumpulan.  : A'lia Najwa, Hang Mei
Ahli MEP            : Yang Adlina

                Pada hari Rabu yang lalu(25/11/2015), saya dan A'lia Najwa telah menjalankan temubual dengan Yang Adlina (MEP sukan) di biliknya. Saya ditugaskan untuk merekodkan temu bual manakala A'lia bertanya soalan kepadanya dan membuat rekod. Terdapat lapan soalan yang telah kami bincangkan sebelum membuat temu bual denganya. Temu bual ini telah dijalankan selama 30 minit. Dia amat memberi kerjasama kepada kami dengan menjawab soalan sepenuhnya.

                Pertamanya, Adlina memberitahu kami  bahawa MEP akan menggunakan whatsapp, facebook dan email untuk berkomunikasi. Antaranya, whatsapp adalah sosial media yang paling kerap digunakan kerana paling efektif. Mereka sentiasa mengadakan mesyuarat walaupun kadangkala melibatkan dua individu sahaja kerana sentiasa mempunyai isu-isu yang perlu diselesaikan secepat mungkin dan dibanteras sehingga ke akar umbi.Mereka selalu melakukan sesuatu yang terbaik untuk kebajikan pelajar.
 
               Semasa berkomunkasi, kami mengetahui bahawa MEP mempunyai komunikasi yang baik antara  mereka. Mereka akan sentiasa segera memberi balas dalam whatsapp. Memang semua orang akan menjawab soalan yang melibatkan bahagian mereka dan tak ada ahli yang tidak memberi respons. Mereka mungkin lewat membalas mesej kerana ahli MEP  Tahun  3, 4 dan 5 akan sangat sibuk dengan sesi klinikal mereka.

             Dalam konteks bahasa, mereka tidak ada masalah bahasa dengan ahli MEP yang berasal dari Sabah dan Sarawak. Mereka tidak mempunyai masalah kesalahan faham atau mendapat arahan yang tidak jelas. Seterusnya, mereka amat menitikberatkan isu bas yang sentiasa menjadi masalah pelajar untuk pergi ke fakulti dan BYS. Sekiranya mereka mendapati pelajar beratur panjang untuk menunggu bas ke fakulti dan BYS. Mereka akan mengambil tindakan segera dan membuat aduan dengan Encik Raduan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

           Di samping itu, mereka mempunyai  cara komunikasi yang baik dengan pihak atasan. Mereka akan berkomunikasi melalui whatsapp. Pihak pentadbiran juga memberi kerjasama dan sentiasa membalas mesej secepat mungkin. Mereka juga akan menghadiri mesyuarat yang diadakan kecuali mempunyai aktiviti  yang diadakan di DTSN dengan pihak luar. Adlina juga memberitahu kami bahawa dia akan merujuk kepada bekas ahli MEP jika mempunyai masalah mengenai isu sukan.
Semasa bermesyuarat, mereka akan mencari MEP yang lain untuk menghadiri mesyuarat sekiranya mempunyai kelas di Bangi atau akitviti lain.Mereka memang kooperatif dalam menjalankan tugas mereka dan membawa  kebajikan dan perkhidmatan yang terbaik untuk pelajar.

         Pada pendapat saya, cara  komunikasi amat  penting dalam menentukan kejayaan sesuatu organisasi. Jika kami mempunyai cara komunikasi yang berkesan, tentulah semua tugasan yang diberikan dan diamanahkan akan dilaksanakan dengan lancar.
           

Published by: Mei

Refleksi 2

Beberapa ahli kumpulan kami telah mula mengambil inisiatif dalam menemubual ahli Majlis Eksekutif Pelajar (MEP) KTSN sepanjang seminggu ini. Hasilnyanadalah sangatlah memuaskan hati dan kami juga sangat berterima kasih kepada ahli MEP yang sudi melupangkan masa mereka supaya kami boleh menjalankan interview ini. 

Kelemahan sepanjang melaksanakan tugasan ini mungkin berpunca daripada susahnya untuk kami mencari waktu yang sesuai supaya ahli MEP yang kami akan interview  tersebut, juga tidak mempunyai meeting atau apa-apa yang penting yang mungkin mengehadkan kami untuk menjalankan temubual ini. Selain itu, aktiviti temubual ini hanyalah dijalankan di bilik ahli MEP itu sendiri. Walaupun kelihatan agak tidak formal, namun hal ini adalah diutamakan kerana kami tidak ingin orang luar untuk terdengar perbualan kami; hal yang ditemubual mungkin adalah sesuatu yang peribadi yang ahli tersebut tidak mahu orang luar mengetahuinya. 

Kekuatn kami dalam menjalankan aktiviti temubual ini adalah, apa-apa sahaja yang kami telah bualkan, telah kami rekodkan dalam telefon pintar, dan sekiranya terdapat mana-mana pihak yang menginginkan bukti kukuh mengenai perbualan kami, kami boleh sahaja memberikan mereka dengar audio tersebut.

Sekian sahaja daripada kami. Kami akan memastikan untuk mengupdate mengenai hasil temubual kami di blog ini. Sekian terima kasih.

Published by: A'lia

Refleksi 1

Kumpulan kami telah bercadang untuk menjadikan Majlis Eksekutif Pelajar (MEP) Kolej Tun Syed Nasir sebagai sumber rujukan kami dalam melaksanakan tugasan ini. 

Kami telah menetapkan beberapa kaedah yang perlu kami lakukan untuk menyiapkan tugasan ini iaitu; yang paling utama, menemubual beberapa ahli Majlis Eksekutif Pelajar (MEP). Kaedah ini membolehkan kami untuk berinteraksi secara berhadapan dengan ahli MEP dan mendapatkan pendapat mereka mengenai tugasan kami, serta memberikan feedback yang kami inginkan. 

Soalan-soalan yang bakal kami bertanyakan adalah mengenai komunikasi yang biasa mereka gunakan sewaktu bekerja sesama ahli MEP, serta medium komunikasi yang kerap mereka gunakan (cth: Whatsapp, Facebook, etc) untuk berkomunikasi dan berbincang mengenai sesuatu perkara.

Kami juga akan bertanyakan pendapat mereka mengenai pentadbiran MEP semasa menjalankan tugas; adakah terdapat apa-apa kelemahan dan sekiranya ada, kenapa kelemahan itu berlaku dan sebagainya. 

Kelemahan dalam menggunakan kaedah ini adalah, ahli MEP yang ditemubual tersebut mungkin tidak akan menceritakan dengan lebih detail kepada kami tentang soalan-soalan yang ditanyakan. Selain itu, mereka juga pasti akan menjaga nama baik MEP semasa ditemubual.

Kebaikan menggunakan kaedah ini adalah, apa-apa sahaja dapatan kajian kami, adalah berdasarkan orang sumber yang boleh dipercayai, dan sumber yang sahih. Oleh itu, kami tidak akan dikatakan sebagai menuduh atau memfitnah sesiapa yang berkaitN dalam kajian kes kami ini. Selain itu, ia juga menjadi satu kemudahan untuk terus directly bercakap dengan ahli MEP sendiri, berbanding menulis dapatan kajian kami berdasarkan pendapat dan khabar angin semata-mata

Selain daripada temubual, kami juga bercadang untuk memerhatikan gerak kerja mereka melalui Facebook, serta dengan memerhatikan mereka sewaktu adanya program kolej yang dijalankan dalam masa yang terdekat dan sebagainya. 

Sekian sahaja daripada kami. Terima kasih.

Published by: Joshua

(Hari Menerima Tugasan)

Pada 28 November 2015 yang lalu, kami telah diberikan satu tugasan oleh pensyarah kami, Puan Fatin Hazwani, untuk melakukan satu kajian kes untuk mengenalpasti bentuk-bentuk komunikasi yang terdapat dalam kalangan ahli-ahli persatuan atau apa sahaja kelab yang berdaftar. Kami juga telah diminta untuk sentiasa meng'update' tentang apa yang telah kami lakukan mengenai tugansa tersebut, setiap kali terdapatnya apa-apa perbincangan atau tindakan yang dilakukan. 

Selain itu, untuk tugasan ini kami juga telah diminta untuk; 1) mengenalpasti bentuk kepimpinan yang diamalkan, 2) pemikiran ahli-ahli persatuan tersebut, samada kreatif atau kritis,  3) penyelesaian maslaah yang diamalkan oleh ahli organisasi serta 4) bandingkan dapatan kami daripada segi pengetahuan, kepakaran, dan persepsi kami sendiri. 

Kami juga telah diminta untuk membuat satu proposal yang mana proposal tersebut akan menggariskan gerak kerja kami dan hasil perbincangan kami semua. 

Ahli kumpulan kami terdiri daripada 5 iaitu; Joshua Peh Jian Ren, A'lia Najwa, Lim Hang Mei, Aiza Safura, dan Lim Kai Xin. 

Kami semua telah bercadang untuk membuat tugasan ini berdasarkan organisasi terpenting di kolej kami sendiri (Kolej Tun Syed Nasir), iaitu Majlis Eksekutif Pelajar.

Setakat ini, kami masih belum membincangkan secara teliti mengenai apa yang akan kami lakukan. Kami pasti akan update lagi mengenai gerak kerja kami secara beransur-ansur. 

Published by: Aiza